# Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 UStG: die Checkliste

> Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, was für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer gilt und wie Sie Rechnungsnummern richtig vergeben.

Aktualisiert: 2026-10-19

Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde die Vorsteuer daraus unter Umständen nicht abziehen. Für Sie bedeutet das Rückfragen, Korrekturen und im schlimmsten Fall Ärger bei einer Betriebsprüfung. Welche Angaben auf eine Rechnung gehören, regelt § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes.

## Die Pflichtangaben im Überblick

1. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Eine fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung
6. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht (z. B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“)
7. Das Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto oder Rabatte
8. Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

## Besondere Fälle

- Reverse Charge: Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, vermerken „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und geben die USt-IdNr. Ihres Kunden an.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen gehört ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung.

## Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten erleichterte Anforderungen (§ 33 UStDV). Es genügen Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit dem Steuersatz. Kundendaten, Steuernummer und Rechnungsnummer sind dann nicht erforderlich.

## Die Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig

Die Nummer muss einmalig sein und einem nachvollziehbaren System folgen, zum Beispiel 2026-0001. Mehrere Nummernkreise, etwa pro Jahr, sind erlaubt. Eine Nummer darf nie doppelt vergeben werden. Lücken sollten erklärbar sein, und eine fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern storniert.

## Aufbewahren

Rechnungen bewahren Sie seit 2025 in der Regel acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden. Elektronische Rechnungen bewahren Sie elektronisch und unverändert auf.

> Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung.

## Die passenden Werkzeuge

- [Zyloft Desk](https://zyloft.eu/produkte/zyloft-desk/): Angebote, Rechnungen und E-Rechnung für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer in Deutschland. Offline-fähig auf dem eigenen PC, ohne Abo.

---

HTML-Version: https://zyloft.eu/ratgeber/rechnung-pflichtangaben/
English version: https://zyloft.eu/en/guides/invoice-requirements-germany/index.md