# ZUGFeRD oder XRechnung? Die Formate der E-Rechnung erklärt

> Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, funktionieren aber unterschiedlich. Wann Sie welches Format nutzen und worauf Sie bei den ZUGFeRD-Profilen achten müssen.

Aktualisiert: 2026-10-19

Wer E-Rechnungen ausstellt, begegnet zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. Der Unterschied liegt darin, wie die Rechnungsdaten verpackt sind und wer sie lesen soll.

## XRechnung: reine Daten

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, ursprünglich für öffentliche Auftraggeber entwickelt. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Ohne Viewer kann ein Mensch sie kaum lesen. Bei Rechnungen an Behörden ist meist die Leitweg-ID des Auftraggebers anzugeben, und viele Behörden verlangen die Übermittlung über ein eigenes Portal.

## ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3-Dokument, in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Menschen sehen eine ganz normale PDF-Rechnung, Software liest die eingebetteten Daten aus. ZUGFeRD ab Version 2 ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X und wird deshalb auch international verstanden.

## Nicht jedes ZUGFeRD-Profil zählt

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Als E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht gelten nur Profile, die die Anforderungen der EN 16931 erfüllen:

| Profil | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein |
| BASIC WL | Nein |
| BASIC | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja |
| EXTENDED | Ja |
| XRECHNUNG | Ja |

## Welches Format sollten Sie nutzen?

- An Behörden und öffentliche Auftraggeber: in der Regel die XRechnung, oft über ein Portal des Auftraggebers.
- An Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist ein guter Standard. Ihr Kunde kann die Rechnung lesen und automatisch verarbeiten.
- Im Zweifel fragen Sie Ihren Kunden. Viele größere Unternehmen geben das gewünschte Format vor.

## Vor dem Versand prüfen

Ob eine Datei die Norm erfüllt, sehen Sie nicht mit bloßem Auge. Für die XRechnung gibt es den kostenlosen Prüfer der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), für ZUGFeRD verschiedene Validatoren. Prüfen Sie zumindest die ersten Rechnungen, bevor Sie sie an wichtige Kunden oder Behörden schicken.

> Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung.

## Die passenden Werkzeuge

- [Zyloft Desk](https://zyloft.eu/produkte/zyloft-desk/): Angebote, Rechnungen und E-Rechnung für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer in Deutschland. Offline-fähig auf dem eigenen PC, ohne Abo.

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