Zyloft Desk Dokumentation

• Windows 10 (ab Version 1809) oder Windows 11, 64 Bit.
• Keine Administratorrechte und keine Zusatzsoftware nötig: Der Installer bringt alles mit.
• Eine Internetverbindung für die Aktivierung und die regelmäßige Lizenzprüfung. Die tägliche Arbeit läuft offline.
• Zyloft Desk ist für eine Person gedacht. Es gibt keine Mac- oder Linux-Version und keine Cloud-Synchronisierung.

Zyloft Desk wird über Polar verkauft, unseren Wiederverkäufer. Nach der Zahlung erhalten Sie eine Quittung per E-Mail mit einem Link zum Kundenportal von Polar. Dort finden Sie:

• Den Installer zum Herunterladen.
• Ihren Lizenzschlüssel (Lifetime-Lizenz). Er schaltet das Programm frei und läuft nie ab.
• Einen Wartungsschlüssel für Updates. Die Wartung läuft ein Jahr; das erste Jahr ist bei einer neuen Lizenz enthalten. Danach können Sie sie mit dem jährlichen Update-Paket verlängern (siehe Lizenz und Wartung).

Bewahren Sie die Quittung auf: Beim Umzug auf einen neuen PC brauchen Sie die Schlüssel wieder.

1. Laden Sie den Installer im Kundenportal von Polar herunter.
2. Starten Sie ihn per Doppelklick. Zyloft Desk wird für Ihren Windows-Benutzer installiert und legt Verknüpfungen im Startmenü und auf dem Desktop an. Administratorrechte sind nicht nötig.
3. Nach der Installation startet Zyloft Desk automatisch.

Programm und Daten liegen in getrennten Ordnern. Eine Deinstallation (Windows-Einstellungen → Apps) löscht niemals Ihre Kunden, Rechnungen oder Sicherungen.

1. Beim ersten Start öffnet sich das Fenster Zyloft Desk aktivieren.
2. Fügen Sie Ihren Lizenzschlüssel ein (nicht den Wartungsschlüssel) und klicken Sie auf Aktivieren. Der PC muss dafür online sein.
3. Öffnen Sie danach Einstellungen → Lizenz, geben Sie unter Wartung (Updates) Ihren Wartungsschlüssel ein und klicken Sie auf Wartungsschlüssel aktivieren.

Eine Lizenz kann auf einer begrenzten Zahl von PCs aktiv sein. Bevor Sie auf einen anderen Computer wechseln, geben Sie den Platz frei mit Einstellungen → Lizenz → Auf diesem PC deaktivieren.

Bevor Sie eine Rechnung ausstellen können, braucht Zyloft Desk die Angaben, die nach § 14 UStG auf jede Rechnung gehören. Öffnen Sie Einstellungen und füllen Sie aus:

1. Unternehmen: vollständiger Name (Inhaber), optional Firmenname, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, E-Mail und Telefon.
2. Steuer und Bankverbindung: Steuernummer und/oder USt-IdNr., IBAN und BIC, die Versteuerung (Ist- oder Soll-Versteuerung, siehe Berichte), ob Sie die USt-Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben und ob Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind.
3. Nummernkreise und Standardwerte: Rechnungs- und Angebotspräfix, nächste Nummer, Zahlungsziel in Tagen, Ihr Standard-Stundensatz und Ihr Logo (PNG oder JPG, wird oben auf Angeboten und Rechnungen gedruckt).
4. Ordner: ein Sicherungsordner, am besten auf einem anderen Laufwerk oder in einem synchronisierten Cloud-Ordner, und der Archivordner für Rechnungs-PDFs.

Klicken Sie auf Speichern (oder drücken Sie Strg + S). Legen Sie dann unter Kunden Ihren ersten Kunden an, und es kann losgehen.

• Die Programmsprache wechseln Sie mit DE | EN in der Titelleiste. Das Fenster wird auf derselben Seite neu aufgebaut, ohne Neustart; ungespeicherte Änderungen werden vorher abgefragt.
• Jeder Kunde hat eine eigene Sprache für Angebote und Rechnungen, unabhängig von der Programmsprache. Solange ein Dokument ein Entwurf ist, können Sie sie dort ändern.
• Einstellungen → Darstellung → Design: Wie Windows, Hell oder Dunkel.

Ihr Cockpit: offene und überfällige Rechnungen, Umsatz in diesem Monat und Jahr, nicht abgerechnete Stunden (ein Klick macht daraus einen Rechnungsentwurf) und die Umsatzsteuer-Zahllast für den aktuellen Voranmeldungszeitraum. Als Kleinunternehmer sehen Sie hier auch, wie nah Sie an den Umsatzgrenzen nach § 19 UStG sind.

Kunden legen Sie mit Neuer Kunde an (Strg + N). Der Kundentyp bestimmt, wie die Umsatzsteuer auf Angeboten und Rechnungen behandelt wird:

Das Land wird als ISO-Code eingegeben (DE, AT, NL, US …). Für Behörden tragen Sie die Leitweg-ID / Käuferreferenz (XRechnung) ein. Kunden mit Angeboten oder Rechnungen lassen sich nicht löschen, nur archivieren; mit Archivierte anzeigen holen Sie sie zurück.

Jedes Projekt gehört zu einem Kunden und wird auf eine von zwei Arten abgerechnet:

• Festpreis: Das Budget ist der vereinbarte Preis.
• Nach Aufwand: abrechenbare Stunden × Stundensatz, optional mit Budget als Obergrenze.

Die Projektansicht vergleicht Budget und Ist (erfasste Stunden × Satz) und zeigt Umsatz, Ausgaben, Marge und Ihren effektiven Stundensatz. Legen Sie Meilensteine an, etwa „30 % Anzahlung“, und rechnen Sie sie mit Ausgewählten Meilenstein abrechnen ab, oder alle offenen Stunden mit Offene Zeiten abrechnen.

Status: Anfrage, Aktiv, Pausiert und Abgeschlossen. Ein Projekt mit Rechnungen lässt sich nicht löschen; setzen Sie es stattdessen auf Abgeschlossen.

Eine Eingabezeile für beide Arten der Erfassung:

1. Projekt wählen (das zuletzt genutzte ist vorausgewählt).
2. Unter Woran haben Sie gearbeitet? die Tätigkeit beschreiben. Der Text erscheint auf der Rechnung.
3. Entweder eine Dauer eingeben und Erfassen klicken (oder Enter), oder Timer starten und später Stopp und erfassen.

Die Dauer können Sie als 1:30, 1,5, 90m oder 1h30 schreiben oder aus der Schnellauswahl wählen (0:15 bis 4:00). Der Timer läuft weiter, wenn Sie das Programm schließen und wieder öffnen. Einträge sind nach Tagen gruppiert, mit Tages- und Wochensummen; bearbeiten oder löschen Sie sie über die Schaltflächen in jeder Zeile. Abgerechnete Zeiten lassen sich nicht mehr ändern.

Erfassen Sie Betriebsausgaben mit Lieferant, Datum, Kategorie und Betrag. Aus dem Bruttobetrag werden Netto und Vorsteuer berechnet (19 %, 7 % oder 0 %). Hängen Sie einen Beleg an (PDF, PNG oder JPG, bis 25 MB): Zyloft Desk legt eine Kopie im Datenordner ab, das Original können Sie also verschieben oder löschen. Mit einem Projekt verknüpft, zählt die Ausgabe zur Marge dieses Projekts.

Kategorien sind unter anderem Büro & Material, Software & Lizenzen, Hosting & Domains, Telefon & Internet, Reisekosten, Fortbildung & Fachliteratur, Werbung & Marketing, Versicherungen, Fremdleistungen, Bankgebühren und Sonstiges.

Angebote werden automatisch nummeriert (standardmäßig AN-2026-0001) und durchlaufen die Status Entwurf, Versendet, Angenommen und Abgelehnt. Positionen hinzufügen, Vorschau ansehen und als PDF speichern. Nimmt der Kunde an, erstellt In Rechnung umwandeln einen Rechnungsentwurf mit denselben Positionen.

Rechnungen erstellen Sie mit Neue Rechnung, aus einem Projekt (offene Zeiten oder Meilenstein) oder aus einem angenommenen Angebot. Eine Rechnung durchläuft diese Schritte:

1. Entwurf: frei bearbeitbar. Kunde, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Fälligkeit und Positionen festlegen. Die Umsatzsteuer ergibt sich aus dem Kundentyp.
2. Ausstellen: Ausstellen … prüft die Pflichtangaben (§ 14 UStG), vergibt die nächste lückenlose Nummer (standardmäßig RE-2026-0001, jedes Jahr neu beginnend) und archiviert das PDF schreibgeschützt in Ihrem Archivordner. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern (GoBD).
3. Bezahlt: Als bezahlt markieren mit Zahlungsdatum. Bei Ist-Versteuerung entscheidet das Zahlungsdatum, in welchen Voranmeldungszeitraum der Umsatz fällt.

Korrekturen sind nur mit Stornieren … möglich: Zyloft Desk stellt eine nummerierte Stornorechnung mit negativen Beträgen aus, die auf das Original verweist, und die abgerechneten Zeiten und Meilensteine werden wieder abrechenbar. Als neuen Entwurf kopieren liefert dann eine korrigierbare Vorlage. Nie ausgestellte Entwürfe können Sie einfach löschen.

Jede ausgestellte Rechnung wird als ZUGFeRD-2.3-/Factur-X-PDF archiviert: für Menschen lesbar und von Buchhaltungssoftware importierbar. Für ausgestellte Rechnungen können Sie zusätzlich exportieren:

• ZUGFeRD-PDF (Factur-X) exportieren: zum Versand per E-Mail an Geschäftskunden.
• XRechnung (XML) exportieren: für öffentliche Auftraggeber. Die XRechnung braucht zusätzlich Ihre E-Mail und Telefonnummer (Einstellungen), die E-Mail des Kunden und bei Behörden die Leitweg-ID. Zyloft Desk zeigt vor dem Export an, was fehlt.

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; das Ausstellen wird bis 2028 schrittweise Pflicht. Welcher Termin für Sie gilt, klärt Ihre Steuerberatung.

Schalten Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG (keine Umsatzsteuer) unter Einstellungen → Steuer und Bankverbindung ein. Angebote und Rechnungen an Kunden in Deutschland und an Privatkunden in der EU enthalten dann keine Umsatzsteuer, sondern den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Geschäftskunden in der EU (Reverse Charge) und Kunden außerhalb der EU werden wie bisher behandelt, weil der Leistungsort im Ausland liegt.

Die Übersicht zeigt Ihren Umsatz im Verhältnis zu den Grenzen (Vorjahr 25.000 €, laufendes Jahr 100.000 €) und warnt ab 80 %. Bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich beim Umschalten nie.

• USt-Voranmeldung je Monat oder Quartal, mit den Kennzahlen 81, 21, 45 und 66.
• Zusammenfassende Meldung je Quartal für Reverse-Charge-Leistungen.
• Umsatz je Kunde und je Projekt.
• Als CSV exportieren für jede Tabelle sowie alle Rechnungen oder Ausgaben eines Jahres (Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8: öffnet direkt in Excel).

Bei Ist-Versteuerung (Standard) zählen Umsätze mit 19 % nach Zahlungsdatum, bei Soll-Versteuerung nach Rechnungsdatum. Reverse-Charge- und nicht steuerbare Leistungen zählen nach dem Ende des Leistungszeitraums, die Vorsteuer nach dem Zahlungsdatum der Ausgabe.

Wählen Sie auf der Seite Steuerberater einen Monat, ein Quartal oder das ganze Wirtschaftsjahr, dann:

• Unterlagen als ZIP …: Rechnungsausgangsbuch und Ausgabenliste (CSV), die archivierten Rechnungs-PDFs, alle Belege und, falls eingerichtet, die DATEV-Datei, dazu eine kurze Liesmich-Datei.
• Nur DATEV-Datei …: ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Format), der sich in DATEV und die meisten deutschen Buchhaltungsprogramme importieren lässt.

Für die DATEV-Datei tragen Sie unter DATEV-Einstellungen Berater- und Mandantennummer von Ihrer Steuerberatung ein und wählen SKR 03 oder SKR 04, die Sachkontenlänge und den Beginn des Wirtschaftsjahres. Die vorgeschlagenen Konten sollte Ihre Steuerberatung einmal bestätigen; importieren Sie eine erste Datei zum Test. Exportieren Sie jedes Wirtschaftsjahr einzeln.

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit Zugriff auf personenbezogene Daten eines Kunden haben, brauchen Sie einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Seite AV-Vertrag erstellt ihn als PDF: Die Parteien kommen aus dem Kunden und Ihren Unternehmensangaben, Anlage 1 beschreibt das Projekt, Anlage 2 Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen und Anlage 3 Ihre Unterauftragsverarbeiter. Als Standard speichern behält Ihre Konditionen für den nächsten Vertrag.

Kalkulieren Sie ein Projekt vor dem Angebot: Aufwand in Stunden × Stundensatz mit Risikopuffer, Festpreis-Pakete, Rabatt, eigene Kosten und die daraus folgende Marge. Als Angebot übernehmen macht aus dem Ergebnis ein Angebot.

Zyloft Desk sichert automatisch: beim Start und stündlich, solange das Programm offen ist, wenn die letzte Sicherung älter als 24 Stunden ist, sowie beim Beenden. Die letzten 30 Sicherungen bleiben erhalten. Jetzt sichern erstellt jederzeit eine weitere.

Zum Wiederherstellen wählen Sie eine Sicherung und klicken auf Ausgewählte wiederherstellen …, oder Sie nutzen Aus Datei wiederherstellen …. Der aktuelle Stand wird vorher gesichert, dann startet Zyloft Desk mit den wiederhergestellten Daten neu.

Liegt Ihr Sicherungsordner in der Cloud, schalten Sie unter Einstellungen → Datensicherung Sicherungen verschlüsseln ein und wählen ein Sicherungspasswort (mindestens 8 Zeichen). Sicherungen werden dann mit AES-256 verschlüsselt, und vorhandene Sicherungen im Ordner werden ebenfalls umgewandelt, sodass keine lesbare Kopie in der Cloud bleibt.

Auf Ihrem eigenen PC laufen Sichern und Wiederherstellen ohne Passwortabfrage. Auf einem neuen PC fragt Aus Datei wiederherstellen … danach.

Einstellungen → App-Sperre legt ein Passwort fest (mindestens 8 Zeichen), das Zyloft Desk bei jedem Start abfragt. Jetzt sperren sperrt das laufende Programm. Nach falschen Eingaben müssen Sie jedes Mal etwas länger warten.

Die Sperre schützt den Zugang über das Programm; die Datenbankdatei selbst ist nicht verschlüsselt. Für vollständigen Schutz nutzen Sie Windows BitLocker. Ein vergessenes Passwort lässt sich nicht wiederherstellen: Das Wiederherstellen einer Sicherung von vor dem Einschalten der Sperre entfernt sie.

Ohne aktive Wartung läuft Ihre Version unverändert weiter; Sie erhalten nur keine Updates mehr. Zum Verlängern kaufen Sie das Update-Paket (Einstellungen → Lizenz → Wartung kaufen oder verlängern) und geben den neuen Wartungsschlüssel unter Wartungsschlüssel eingeben ein. Er ersetzt den alten.

Die Lizenz wird bei jedem Start im Hintergrund online bestätigt. Ohne Internet arbeitet Zyloft Desk bis zu 7 Tage weiter; danach muss es einmal online gehen, bevor es wieder startet. Jetzt online prüfen bestätigt sie sofort.

Umzug auf einen neuen PC: Klicken Sie auf dem alten PC auf Auf diesem PC deaktivieren (das gibt beide Schlüssel frei), erstellen Sie eine letzte Sicherung und kopieren Sie sie zusammen mit dem Archiv- und dem Belegordner. Installieren und aktivieren Sie Zyloft Desk auf dem neuen PC, nutzen Sie dann Aus Datei wiederherstellen … und kopieren Sie die Ordner zurück (siehe Wo Ihre Daten liegen).

Mit aktiver Wartung sucht Zyloft Desk etwa 30 Sekunden nach dem Start und danach einmal täglich nach Updates. Gibt es eine neue Version, fragt es Neues Update verfügbar:

• Ja, aktualisieren lädt das Update herunter, installiert es und startet neu. Ihre Daten bleiben erhalten und werden automatisch angepasst (vorher mit Sicherung).
• Nein ändert nichts; beim nächsten Start werden Sie erneut gefragt.

Zyloft Desk startet nie ohne Ihre Zustimmung neu. Sofort prüfen können Sie mit Einstellungen → Über Zyloft Desk → Nach Updates suchen.

Alle Daten liegen auf Ihrem PC in %LOCALAPPDATA%\ZyloftDeskPro (in die Adresszeile des Explorers einfügen oder Einstellungen → Über Zyloft Desk → Datenordner nutzen):

Außer der Lizenz- und der Update-Prüfung wird nichts an uns oder Dritte gesendet.