E-Rechnungspflicht: Was Selbstständige bis 2028 wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Der Überblick für Freiberufler und kleine Unternehmen.
Aktualisiert am 19. Oktober 20262 Min. Lesezeit
Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) Pflicht geworden. Sie kommt in Stufen. Wer weiß, was wann gilt, kann den Umstieg in Ruhe planen, statt kurz vor einer Frist hektisch die Software zu wechseln.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil BASIC. Eine reine PDF-Rechnung zählt dagegen als „sonstige Rechnung“.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | E-Rechnungen empfangen | Rechnungen ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht | Papier und PDF weiter erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Pflicht | Papier und PDF nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €, sonst E-Rechnung |
| Ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung für alle B2B-Umsätze im Inland |
Für Rechnungen im EDI-Verfahren, wie es manche größere Unternehmen nutzen, gilt mit Zustimmung des Empfängers eine Übergangsregel bis Ende 2027.
Wer ist betroffen und wer nicht?
- Betroffen sind Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Dazu zählen auch Freiberufler und Selbstständige.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter als Papier oder PDF ausgestellt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können.
Empfangen: Was Sie schon jetzt brauchen
Für den Empfang reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass Sie die Dateien lesen und ordnungsgemäß aufbewahren können: Die strukturierte Datei, also das XML, ist das Original und muss unverändert archiviert werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Viele Buchhaltungsprogramme und kostenlose Viewer zeigen XRechnung und ZUGFeRD lesbar an.
Ausstellen: So bereiten Sie sich vor
- Prüfen Sie Ihren Umsatz. Lag er im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, haben Sie für das Ausstellen Zeit bis Ende 2027.
- Klären Sie mit Ihren Geschäftskunden, welches Format sie verarbeiten können. ZUGFeRD ist für kleinere Unternehmen oft am einfachsten, weil Menschen die Rechnung weiter als PDF lesen können.
- Wählen Sie eine Rechnungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, und prüfen Sie die ersten Rechnungen mit einem Validator.
- Passen Sie Ihre Ablage an: E-Rechnungen bewahren Sie elektronisch und unverändert auf, seit 2025 in der Regel acht Jahre.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung. Was in Ihrem Einzelfall gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.