ZUGFeRD oder XRechnung? Die Formate der E-Rechnung erklärt
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, funktionieren aber unterschiedlich. Wann Sie welches Format nutzen und worauf Sie bei den ZUGFeRD-Profilen achten müssen.
Aktualisiert am 19. Oktober 20262 Min. Lesezeit
Wer E-Rechnungen ausstellt, begegnet zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. Der Unterschied liegt darin, wie die Rechnungsdaten verpackt sind und wer sie lesen soll.
XRechnung: reine Daten
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, ursprünglich für öffentliche Auftraggeber entwickelt. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Ohne Viewer kann ein Mensch sie kaum lesen. Bei Rechnungen an Behörden ist meist die Leitweg-ID des Auftraggebers anzugeben, und viele Behörden verlangen die Übermittlung über ein eigenes Portal.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3-Dokument, in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Menschen sehen eine ganz normale PDF-Rechnung, Software liest die eingebetteten Daten aus. ZUGFeRD ab Version 2 ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X und wird deshalb auch international verstanden.
Nicht jedes ZUGFeRD-Profil zählt
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Als E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht gelten nur Profile, die die Anforderungen der EN 16931 erfüllen:
| Profil | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein |
| BASIC WL | Nein |
| BASIC | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja |
| EXTENDED | Ja |
| XRECHNUNG | Ja |
Welches Format sollten Sie nutzen?
- An Behörden und öffentliche Auftraggeber: in der Regel die XRechnung, oft über ein Portal des Auftraggebers.
- An Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist ein guter Standard. Ihr Kunde kann die Rechnung lesen und automatisch verarbeiten.
- Im Zweifel fragen Sie Ihren Kunden. Viele größere Unternehmen geben das gewünschte Format vor.
Vor dem Versand prüfen
Ob eine Datei die Norm erfüllt, sehen Sie nicht mit bloßem Auge. Für die XRechnung gibt es den kostenlosen Prüfer der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), für ZUGFeRD verschiedene Validatoren. Prüfen Sie zumindest die ersten Rechnungen, bevor Sie sie an wichtige Kunden oder Behörden schicken.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung.