Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben & Hinweis

Als Kleinunternehmer stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat sich dafür einiges geändert: Die Umsatzgrenzen sind gestiegen, die Kleinunternehmerregelung ist rechtlich eine Steuerbefreiung, und für Rechnungen gibt es mit § 34a UStDV eigene, vereinfachte Pflichtangaben.

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Gemeint sind Nettobeträge, also ohne Umsatzsteuer.

• Im Gründungsjahr gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 € bereits für das laufende Jahr.
• Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, unterliegt der Umsatzsteuer.
• Sie können auf die Regelung verzichten und Umsatzsteuer ausweisen, etwa um Vorsteuer abzuziehen. An diesen Verzicht sind Sie mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.
• Als Kleinunternehmer können Sie keine Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen abziehen.

Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Für Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze gelten nicht die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, sondern die kürzere Liste in § 34a UStDV:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
5. Der Gesamtbetrag und ein Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
6. Bei einer Gutschrift, also wenn Ihr Kunde die Rechnung ausstellt, die Angabe „Gutschrift“

Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum nennt § 34a UStDV nicht. Fortlaufende Rechnungsnummern sind trotzdem sinnvoll: Sie machen Ihre Ablage nachvollziehbar, erleichtern Zahlungszuordnung und Mahnungen und ersparen Ihnen die Umstellung, falls Sie die Umsatzgrenze einmal überschreiten. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten weiterhin die Erleichterungen nach § 33 UStDV.

Der Hinweis auf der Rechnung

Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Der Hinweis muss erkennen lassen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer angewendet wird. Üblich sind zum Beispiel:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerfreie Leistung nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).“

Weisen Sie auf keinen Fall Umsatzsteuer aus. Ein Steuerbetrag auf der Rechnung, auch versehentlich, wird nach § 14c UStG geschuldet, obwohl Sie Kleinunternehmer sind.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und aufbewahren können. Beim Ausstellen gilt eine Ausnahme: Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Freiwillig dürfen Sie trotzdem E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen, etwa wenn ein Geschäftskunde darum bittet.

Worauf es beim Rechnungsprogramm ankommt

• Ein Kleinunternehmer-Modus, der keine Umsatzsteuer berechnet und den Hinweis automatisch auf jede Rechnung setzt.
• Ein einfacher Wechsel zur Regelbesteuerung, falls Ihr Umsatz die Grenze überschreitet.
• Fortlaufende Rechnungsnummern und Korrekturen per Stornorechnung statt Löschen.
• Die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erzeugen, falls Geschäftskunden sie verlangen.
• Eine Ablage, in der Sie Ihre Rechnungen acht Jahre lang wiederfinden.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026, Grundlage: § 19 UStG und § 34a UStDV in der seit 2025 geltenden Fassung) und ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Finanzamt.